Gestão de cobrança: o que é e como torná-la assertiva

Lidar com a inadimplência é muito delicado e, infelizmente, é uma realidade para milhares de empresas no Brasil. Segundo dados levantados pela Serasa, em dezembro de 2021 existiam em torno de 63 milhões de brasileiros inadimplentes.

Mas o que os gestores podem fazer para diminuir os impactos desse problema e ainda assim não causar constrangimento aos seus clientes?

A resposta para essa pergunta é simples. Basta desenvolver uma gestão de cobrança eficaz!

Porém, o que não é tão simples é a implementação desse método de gestão. Quais passos devo seguir? O que não devo fazer de jeito nenhum?

Se você possui dúvidas como essas, hoje é seu dia de sorte! Continue a leitura e saiba como tornar a gestão de cobranças da sua empresa mais assertiva.

Gestão de cobrança é o nome dado ao processo desenvolvido para que as empresas avaliem a situação do pagamento das faturas dos seus clientes, sobretudo as faturas em aberto.

O seu objetivo é ajudar as empresas a traçar estratégias operacionais e comunicacionais para reduzir o número de clientes com pagamentos em atraso.

É uma atividade fundamental para que um negócio se mantenha financeiramente saudável. Isso porque, se uma empresa não se dedica a essa gestão, o número de inadimplentes irá aumentar e consequentemente o fluxo de caixa irá diminuir. 

É preciso ter muito cuidado no momento de definir como a cobrança aos clientes funcionará. Afinal, se uma abordagem incoerente for usada, a situação pode se agravar ainda mais e afastar, além dos clientes inadimplentes, os clientes bons pagadores.

Portanto, não se esqueça! A gestão de cobranças deve ser feita para diminuir a inadimplência e não para causar constrangimentos aos clientes!

Por isso, para que sua relação com os clientes com pagamentos em aberto não se torne desgastante é necessário desenvolver ações para tornar sua gestão de cobrança mais humanizada e assertiva. Veja abaixo como desenvolvê-la.

Respeite o cliente

Antes de fazer qualquer tipo de cobrança é necessário definir como a comunicação com o cliente devedor será feita.

É importante que sua abordagem seja respeitosa e objetiva, de modo a não abalar o relacionamento com os clientes.

Além disso, analise o desempenho das suas abordagens e faça melhorias quando identificar furos na estratégia.

Crie diferentes abordagens para diferentes momentos e perfis de clientes

O desenvolvimento de uma régua de cobrança é essencial para o criar uma gestão de cobrança eficiente.

É preciso definir qual é a abordagem ideal de cobrança de acordo com as dificuldades apresentadas na negociação e com o tempo de duração da inadimplência. Além disso, tenha sempre em mãos o histórico de pagamentos dos clientes nos meses anteriores. Através do seu comportamento você poderá imaginar situações e propor soluções que possam fazer mais sentido para cada perfil de cliente.

Assim, é possível construir uma comunicação mais inteligente e atingir resultados melhores nas tentativas de negociação.

Entre em contato com o cliente antes do vencimento

Quando a conta de um cliente estiver prestes a vencer, é interessante que a empresa entre em contato através do envio de um e-mail ou de uma notificação no celular. Ligações e mensagens no Whatsapp podem parecer invasivas para alguns clientes e não são devem ser utilizadas nesse momento.

Lembre-se que nessa situação o cliente ainda não é um devedor e por isso essa mensagem deve soar apenas como um lembrete. Diga a ele que você ainda não identificou o pagamento da sua fatura e o alerte sobre a data de vencimento.

Negocie com o cliente inadimplente

Quando perceber que suas tratativas não estão surtindo efeito com um cliente em específico e que ele não tem condições de arcar com o seu compromisso, negocie com ele.

Ofereça a ele outras opções de forma de pagamento e analise a possibilidade de dividir a quantia devida em parcelas.

Defina indicadores de sucesso e reavalie seus processos

Não existe uma fórmula pronta e ideal para a gestão de cobranças. Cada segmento e cada negócio possui uma particularidade e isso faz com que os caminhos para a cobrança ao cliente sejam diferentes.

Por isso, sempre análise os números das suas negociações, defina indicadores de sucesso e através do comportamento de seus clientes reavalie as etapas do processo de cobrança. A busca por melhorias deve ser constante, já que podem aumentar a taxa de sucesso nas suas negociações e mudar o panorama financeiro da sua empresa.

Ofereça benefícios aos clientes bons pagadores

Estimule seus clientes a ser bons pagadores! Dentro das suas possibilidades, pense em maneiras para fidelizar sua clientela e também garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo estipulado.

Brindes e descontos são muito bem-vindos e tornam sua relação com os clientes mais forte e duradoura.

Diversifique os Meios de Pagamento

Além de aumentar as chances do seu cliente efetuar a compra, oferecer vários meios de pagamentos vai ajudar o seu negócio na administração das cobranças, uma vez que permite monitorar as receitas e transações de cada opção de pagamento separadamente, além de permitir a escolha entre diferentes taxas e prazos de pagamento.

Algumas possibilidades de cobrança, além do cartão e do pix, são os boletos simples, parcelados e recorrentes.

Os boletos simples são aqueles que o cliente é cobrado apenas uma única vez. Os parcelados funcionam na mesma logica do parcelamento no cartão, porém em forma de boleto. Já a cobrança recorrente, é uma modalidade de pagamento que permite que uma empresa faça a cobrança de um mesmo valor em períodos determinados, como semanal, mensal ou trimestral, conforme acordado previamente com o cliente.

[Dica extra] Automatize os processos de cobrança

Soluções automatizadas são uma excelente opção para acompanhar a gestão de cobranças de qualquer empresa. A partir delas é possível acompanhar o status de cada pagamento e enviar alertas de vencimento aos clientes, por exemplo.

Além disso, permitem acompanhar seu panorama financeiro em geral. Dessa forma é possível pensar em estratégias para cobrança de acordo com o momento vivido pela sua empresa.

Uma das melhores formas de automatizar o processo de cobrança é a Régua de Cobranças, que é a sequência de ações a serem tomadas pela empresa para cobrar um cliente que está com pagamentos próximos ao vencimento para evitar a inadimplência.

Aqui no Inter, na nossa área de Gestão de Cobranças, temos a ferramenta de Comunicação de Cobranças, através da qual você pode montar a sua régua do jeito que for melhor para o seu negócio, e programar as comunicações!

Tão importante quanto a definição do que deve ser feito para construir um processo de cobrança eficaz está a definição do que não se deve fazer de jeito nenhum! Veja abaixo algumas dicas:

• Não discuta com seu cliente e não o interrompa quando ele estiver falando;
• Não faça ligações para números que o cliente não informou no seu cadastro;
• Não deixe recados para seu cliente. Todo o processo deve ser resolvido diretamente com ele ou com alguma pessoa autorizada por ele;
• Não envolva um familiar do cliente na tentativa de resolução do problema;
• Não exponha seu cliente devedor.

Agora que você já sabe quais ações deve priorizar para tornar sua gestão de cobrança mais assertiva, é importante falarmos sobre o próximo passo!

Para ter uma gestão de cobranças efetiva, é necessário ter como aliado um sistema especializado e completo para cuidar dos processos burocráticos.

Com o Inter Empresas, é possível fazer uma gestão de cobranças completa, simples e segura. Abrindo uma conta conta MEI ou conta PJ, além de todos os outros benefícios para empresas, você garante:

• Boletos gratuitos todo mês;
• Liquidação automática de R$1,99 por boleto adicional;
• Programação de mensagens de cobrança automáticas com a Comunicação de Cobranças;
• Emissão de boletos via arquivo Excel ou CNAB;
• Emissão boletos simples, parcelados e recorrentes;
• Gestão completa, digital e gratuita!

Além disso, o Inter Empresas está sempre sendo atualizado para proporcionar a melhor experiência para você, seus colaboradores e, é claro, a sua empresa!

Saiba mais sobre sistemas de cobranças e como essa tecnologia pode impulsionar o gerenciamento de suas cobranças!